Las herramientas para el trabajo colaborativo fueron uno de los temas que formaron parte del ciclo de webinars Reactiva Digital, iniciativa desarrollada por Pymes en Línea y ProPyme, donde Movistar Empresas, al igual que otras marcas de diferentes rubros (bancario, telecomunicaciones, entre otros), son partícipes a lo lardo del año.

Dichas herramientas de colaboración buscan ser una base de optimización para los negocios en el corto plazo, con la finalidad de transformar la manera en la que los equipos de las empresas operan.

Bajo este tenor, Movistar Empresas trabaja con un portafolio amplio de soluciones digitales, con el objetivo de lograr este cometido de mejora de procesos en una organización.

Conoce, a continuación, los detalles más importantes de esta charla.

La alianza entre Movistar Empresas y Google con el objetivo de ofrecer herramientas eficientes

Movistar Empresas colabora con una serie de partners tecnológicos que posibilitan la entrega de soluciones tecnológicas para empresas de todos los tamaños, y uno de ellos es Google.

Google cuenta con un portafolio muy amplio de servicios de tecnología, y lo que busca Movistar Empresas es, mediante esa amplia gama de soluciones (y como proveedor de servicios), adaptarse a las necesidades que los clientes tienen en el entorno digital actual, poniendo con esta alianza, dichas soluciones a su alcance.

La necesidad de la transformación digital

Actualmente, la digitalización no depende del tamaño de los negocios, la pueden aplicar desde las grandes empresas hasta los negocios a nivel micro. Es una necesidad, no un lujo, digitalizar las pymes para poder mantener un buen nivel de competitividad y eficientar las operaciones.

Rapidez, omnicanalidad, conexión inmediata desde cualquier parte y escalabilidad, son algunos de los beneficios que otorga la digitalización.

¿Cómo identificar que una empresa debe transformar el trabajo colaborativo?

Existen 4 señales que funcionan como indicadores de que el trabajo colaborativo requiere de herramientas más eficientes, a las cuales hay que poner atención:

1. Tener canales de comunicación desarticulados.

2. Falta de colaboración en tiempo real.

3. Problemas de pérdida de datos y control de versiones.

4. Capacidades limitadas de trabajo remoto y movilidad.

¿Cómo es que puede transformarse?

Una vez ubicadas las señales, hay ejes a seguir para lograr la requerida transformación, y eso puede conseguirse con Google Workspace. Los ejes son:

• Un buen control administrativo y de seguridad.
• Gestión adecuada de la propiedad de la información, y uso de la nube.
• Personalización de dominio.
• Uso de herramientas de comunicación, colaboración y productividad, para una colaboración integrada.
• Un soporte técnico que esté disponible todo el día, todos los días.

Las herramientas para el trabajo colaborativo

Sabiendo cuáles son las señales y cómo puede haber una mejora operativa integrando herramientas digitales, es momento de conocer las opciones que brinda Google:

Google Drive

Google Workspace nació como un instrumento en la nube, por lo que sus servicios son nativos digitalmente. En ese sentido, Google Drive es un disco virtual con capacidad variable, para que se puedan guardar todo tipo de archivos, sin necesidad de un soporte físico, aspecto que da una seguridad extra, al saber que esos archivos están respaldados en la nube.

Otra característica valiosa es la posibilidad de guardar en privado algunos elementos y poder compartir otros tantos con la organización, sin que se pierda la propiedad de los elementos subidos, mismos que en todo momento serán de la empresa.

Editores de Google

Son tres herramientas principales:

• De edición de texto.
• Hojas de cálculo.
• Presentaciones de Google.

Son herramientas que pueden utilizarse desde la nube y ofrecen ventajas como una colaboración en tiempo real con hasta 100 participantes (que pueden editar los archivos), integración con otras aplicaciones mediante smart canvas, posibilidad de colaboración vía remota en Google Meet, y personalización de distintos niveles de acceso.

Otras herramientas para el trabajo colaborativo

Como complementos, existen otros instrumentos de colaboración que se pueden integrar en las empresas, y que también vienen incluidos en la licencia de Google Workspace, aparte de los Editores de Google y de Google Drive. Estos son:

• Google Sites: para crear sitios web básicos con múltiples páginas, y utilizarlos de forma interna (intranet) o como sitios públicos.
• Google Forms: para generar de forma fácil formularios y compartirlos con los colaboradores de la empresa, o para recopilar información de personas interesadas en pertenecer a la organización.
• Google Keep: esta herramienta es de utilidad para poder crear notas importantes, rápidamente, las cuales se almacenan en la nube y pueden compartirse o ser privadas.
• Google Calendar: es el instrumento para poder generar reuniones y tener el itinerario de los días bien organizado.

El uso de inteligencia artificial en las herramientas para el trabajo colaborativo

Para finalizar, se habló de este elemento tan popular en la actualidad, que está incorporándose en las herramientas para el trabajo colaborativo de Google Workspace, de forma generativa.

Esto es para poder tener bases sobre las que se pueda trabajar, al realizar formularios, presentaciones, imágenes o textos, en donde la inteligencia artificial podrá incorporar la información necesaria, para que únicamente se tenga que editar sobre ella y no tener que crear algo o buscar desde cero, de forma manual.

Es una tecnología que está por integrarse de lleno para poder aprovecharla en las operaciones empresariales a cualquier nivel.

Esta alianza entre Movistar Empresas y Google facilita a las empresas a su ingreso al entorno digital, y la mejora en su quehacer productivo para elevar su competitividad.

Si quieres conocer más acerca de estas alternativas, revisa la charla completa en el siguiente video: