Desde que en 2020 la útil G Suite se unificó para crear Google Workspace, esta plataforma de colaboración se ha vuelto esencial para muchísimas empresas, ya sean pequeñas o grandes corporativos.

Y es que este espacio de trabajo ofrece los servicios de Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Meet, entre otros, lo que lo vuelve una herramienta integral para la operatividad empresarial.

Tomando en cuenta sus recientes actualizaciones, ¿de qué manera puede ayudarte Google Workspace? Léelo a continuación.

5 formas en que Google Workspace mejorará la productividad

Las ventajas iniciales de Workspace permanecen, y más vale exprimir todo su potencial.

Las siguientes características de esta plataforma ayudarán a tus colaboradores a mejorar su rendimiento, impulsarán la transformación digital de la empresa e incluso podrán optimizar la cultura organizacional:

1. Ofreciendo accesibilidad a documentos comunes en línea

¡Eso no ha cambiado! Uno de los principales beneficios del Google Workspace es el hecho de que cualquier archivo, ya sea una hoja de cálculo, un documento de Docs o una presentación en Slides, puede compartirse a colaboradores o personas externas.

Así, estas no deben solicitar acceso cada que deseen consultarlo de nuevo, ahorrando tiempo valioso.

Además, gracias a que está disponible en cualquier momento del día y a que muchas personas pueden visualizarlo al mismo tiempo, esta herramienta impulsa la cooperación y colaboración entre las personas trabajadoras.

2. Mediante el almacenamiento de múltiples archivos

Cierto, es posible subir documentos, fotos, videos y gran variedad de archivos a Google Drive, sabiendo que podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo, dado que todas las aplicaciones están disponibles en la nube.

Junto con lo anterior, vale señalar que a partir de la pandemia, Google aumentó el espacio de almacenamiento en la nube para todos aquellos con suscripción: un incremento de 15 GB a 1 TB de capacidad.

Esto permite a la empresa guardar y compartir archivos más grandes, o crear bases de datos empresariales.

3. Promueve la concentración gracias a la función No Interrumpir

Puedes creer que el hecho de utilizar una plataforma multi-herramienta te llenará de notificaciones y avisos cuya frecuencia afectará tu ritmo de trabajo.

No obstante, la nueva actualización de Google Workspace permite implementar la función de “No interrumpir”, de modo que ninguna notificación de chat (en cualquier sistema operativo), aparezca en pantalla y te desconcentre.

De hecho, según reporta Yahoo Finance, el incremento en productividad derivado del trabajo remoto -en el cual Google Workspace resulta una plataforma indispensable-, genera el equivalente a un extra de 1.4 días de trabajo efectivo al mes para las compañías.

4. Permite la colaboración durante videoconferencias

Las videoconferencias siguen siendo un gran método para ahorrar gastos de transporte de diferentes colaboradores, al evitar que vayan a la oficina innecesariamente a tener reuniones.

En el 2022 se anunció una nueva función al respecto, que permite a todos los asistentes de una reunión presentar documentos u hojas de cálculo y editarlos sin problema, sin dejar de aportar a la conversación.

Esto fomenta que las lluvias de ideas, consultas de datos o correcciones puntuales de proyectos se efectúen velozmente durante una misma junta, algo beneficioso para cualquier negocio.

5. Integra más seguridad de información durante proyectos con terceros

Aparte de los permisos de edición y visualización de los archivos que ya posee Google Workspace, ha surgido la opción de establecer una fecha de caducidad para los archivos.

Esto será útil al momento de realizar proyectos en conjunto con agencias, contratar freelancers u ofrecer reportes de rendimiento a clientes; esas situaciones en las que es necesario limitar el acceso a ciertos archivos pasado un tiempo.

De esta forma, aseguras que la persona autorizada solo acceda a los documentos cuando tú lo permites, y añades una capa extra de seguridad a la información.

Propulsa la empresa con el paquete de aplicaciones de Google Workspace

Más allá de los beneficios del trabajo híbrido, Google Workspace hace hincapié en las ventajas de tecnologías que permiten la colaboración remota y el ahorro tanto de recursos -papel, archiveros, artículos de oficina-, como de gastos en software.

En sí, esta plataforma unifica el proceso de trabajo y lo agiliza.

Como resultado, y según informa Computer Weekly, directivos estiman que para 2027 dichas herramientas digitales de administración unificada impulsarán la gestión autónoma de las plataformas, de modo que estas ejecuten automáticamente ciertas tareas rutinarias del trabajo y así reduzcan el esfuerzo humano en un 40%.

En Movistar Empresas tenemos el plan que se ajustará a las necesidades de tu empresa. Con las opciones de planes Starter, Standard o Plus, podrás elegir aquel cuyas capacidades de almacenamiento en la nube, controles de seguridad y capacidades de videollamada mejor te beneficie.

Evita pérdidas de información, integra a todos tus colaboradores en una sola plataforma e incentiva la colaboración expedita al contratar Google Workspace para tu organización.