La transformación digital puede aparentar ser un proceso largo y desafiante, que solo deberían abordar las empresas con mayor capacidad de inversión. Sin embargo, esto no es así: múltiples organizaciones en Chile ya invierten en tecnología, y han logrado posicionar al país como uno de los líderes de digitalización en Latinoamérica.

En realidad, la digitalización de pymes no tiene relación con adquirir tecnologías avanzadas, costosas o difíciles de utilizar. Descubre, a continuación. cómo emprender este proyecto digital y qué estrategias implementar para concretarlo.

¿Cómo implementar la digitalización en tu pymes?

Lo primero a resaltar es que la digitalización de pymes es un proceso que se hace de forma paulatina, adoptando procesos digitales y aprendiendo a usar plataformas digitales simples; en compañía de un asesor digital.

Cabe mencionar que, durante esta transición, conviven las herramientas que siempre se han usado en la operación del negocio con las nuevas tecnologías digitales. Es gracias al esfuerzo de tu equipo, que puedes integrar estas tecnologías de manera estratégica a tus procesos.

5 formas de hacer la transformación digital en tu empresa

De entrada, puedes recurrir a la solución de Microsoft 365, que permite usar todas las aplicaciones innovadoras de Office en un entorno completamente digital, alojado en la nube.

De hecho, este es uno de los métodos más simples para comenzar una transformación digital, así que puedes empezar por:

1. Generar una cuenta empresarial y perfiles de empleado

Puedes crear una cuenta empresarial en esta solución, sabiendo que se ajusta al número de personas que la usarán (si tienes un negocio pequeño, puedes seleccionar el plan de 1 a 6 personas).

A partir de ese momento, tu equipo será capaz de acceder a las aplicaciones de Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive. Cada quien tendrá su propio perfil, y espacio de almacenamiento suficiente para crear y trabajar en varios archivos, sin importar qué dispositivo o sistema operativo use.

2. Crear bases de datos en la nube

Pasadas varias semanas, se habrán generado numerosos archivos, y completado numerosos proyectos.

Aprovecha este momento para crear bases de datos al movilizar archivos a carpetas específicas en OneDrive. De este modo, quedarán almacenadas de forma segura, pues nadie que carezca de los permisos podrá visualizarlas.

Aparte, puedes escanear documentos físicos de años anteriores y también subirlos a OneDrive, creando así un registro de la documentación y operación de tu empresa.

3. Comenzar a compartir documentos

Retomando OneDrive, puede comprenderse como una plataforma digital (alojada en la nube) en donde cada colaborador crea y almacena archivos de Word, Excel y PowerPoint.

El factor más valioso de estas herramientas es que permiten la visualización y colaboración: cualquier otro empleado que tenga los permisos puede ver los archivos de otro colega y cooperar en un proyecto, y los supervisores pueden editar y dejar comentarios. Su facilidad de uso resulta un gran incentivo.

Y claro, recuerda que en el archivo queda registrado cuál fue la colaboración de cada quien, y se almacenan las diferentes versiones. Esto facilita el seguimiento de proyectos en curso.

4. Programar reuniones en línea

Otro factor esencial de la digitalización de pymes es la importancia de programar y hacer videoconferencias. Tener una junta en línea gracias a Microsoft Teams, Skype, Google Meet o Zoom (y enviar la invitación a unirse a la reunión a través del correo electrónico) es un sello por excelencia de la digitalización.

Lo anterior no solo facilita la interacción de miembros del equipo, sino que potencia la comunicación con proveedores, clientes y colegas que se hallen en otro sitio, y reduce los costos y el tiempo de traslado para reuniones presenciales.

5. Respalda toda tu información

Ahora bien, puesto que toda la información y archivos de tu negocio ya están en línea, y solo se necesita tener una conexión a internet y un dispositivo para acceder a ella, es normal preocuparse por la seguridad de la información.

En este caso, te puedes apoyar en Cloner, que se instala en cada dispositivo de los miembros de tu equipo, y tras seleccionar las carpetas y documentos que desees proteger, el programa genera un respaldo de los archivos.

Así, eliminas la posibilidad de que se pierdan o corrompan los archivos, y los monitoreas a fin de que no los infecte algún ransomware.

Lo que queda es seleccionar por cuál estrategia deseas empezar. Procede a instalar cada nueva solución, tomando el tiempo para acostumbrarse a esta nueva manera de trabajar.

Es, de esta forma, que las empresas ya digitalizadas han conseguido aumentar su productividad y ventas a niveles superiores al 10%.

Emprende la transformación digital

Ahora que te has familiarizado con el panorama de soluciones digitales, recuerda que puedes apoyarte en Movistar Empresas para realizar una efectiva digitalización empresarial.

Te entregamos los servicios necesarios para digitalizar tu pyme, entre los cuales destacan Microsoft 365 y Cloner. Inicia tu proceso de transformación, sabiendo que contarás con el apoyo y asesoramiento de Movistar Empresas cuando lo necesites.